Em meio à pandemia do coronavírus, as organizações — buscando preservar a integridade física de seus funcionários — estão adotando o sistema de trabalho home office, que consiste, basicamente, no trabalho remoto, que é executado à distância.

Essa é uma importante medida de combate ao COVID-19, pois impede aglomerações no ambiente de trabalho e também evita o deslocamento do empregado até a empresa, tornando possível o isolamento social, sem encerrar as atividades do negócio.

No entanto, para que o home office de fato funcione na sua organização, é necessário estabelecer uma política clara e consistente, onde todas as questões acerca desse modelo de trabalho sejam definidas e acordadas entre as partes envolvidas. 

7 dicas de como aplicar a cultura home office na sua empresa

Grande parte dos empresários foram pegos de surpresa e terão que aplicar a cultura home office às pressas em seus negócios. Nesse contexto, selecionamos 7 dicas de como implementar o trabalho remoto nas organizações. Confira, abaixo!

Analise o cenário

Em primeiro lugar, é preciso atentar-se à estrutura tecnológica que será oferecida ao colaborador, tanto em relação aos equipamentos apropriados quanto ao acesso à internet em sua residência.

É obrigação das empresas e dos gestores analisarem a viabilidade do home office para todos os seus empregados, mapeando e traçando soluções para as possíveis dificuldades que surgirem pelo caminho.

Elabore uma política de home office

Após isso, é imprescindível a elaboração de uma política de home office que seja o mais detalhada possível. De acordo com a legislação, o trabalho remoto — chamado de  “teletrabalho” — deve ser registrado em um aditivo ao contrato de trabalho.

Nesse aditivo, deverá constar os direitos e os deveres da empresa e do funcionário, assim como quem se responsabilizará pelos custos oriundos da infraestrutura (energia elétrica e internet) e dos equipamentos tecnológicos (computador, headphones, etc).

Defina os canais de comunicação

Junto a equipe, é preciso formular a melhor estratégia de comunicação, visando a escolha de um canal que atenda a todas as necessidades requeridas pelo tipo de trabalho desempenhado pela organização.

Há diversas opções já conhecidas e normalmente utilizadas nas empresas, como o Skype e o próprio Whatsapp. Entretanto, redes sociais corporativas e intranets também podem ser boas alternativas.

Estabeleça horários fixos

É importante que a rotina de trabalho seja mantida, ainda que ele esteja sendo desempenhado em outro local. Além disso, se o home office se tratar exclusivamente de uma medida de prevenção ao COVID-19, as condições de trabalho — juridicamente falando — são as mesmas.

Portanto, é necessário que as medidas de controle sejam mantidas e, felizmente, existem ferramentas de auxílio, como alguns programas e aplicativos que funcionam como uma espécie de “ponto virtual”. 

Utilize ferramentas de gerenciamento

Gerir uma equipe já não é uma tarefa simples e à distância se torna um desafio ainda maior. Dessa forma, recorrer a softwares de gestão, como o Trello e o Runrun it, é uma excelente escolha, pois são ferramentas gratuitas e de simples utilização.

Através delas, é possível repassar as tarefas aos funcionários, monitorar o desenvolvimento delas e, ainda, avaliar o resultado. Tudo isso de maneira ordenada e clara para todos os usuários.

Estabeleça metas

Traçar metas em prol de um objetivo maior é primordial para estimular os funcionários e manter a produtividade em alta. Então, independente de qual for esse objetivo, é válido salientar a importância de atingi-lo e orientar o caminho a ser seguido.

Obviamente, é necessário acompanhar de perto o cumprimento dessas metas, mas sempre com cautela, para que extremismos sejam evitados, pois — em grande parte dos casos — os efeitos da cobrança excessiva tendem a ser mais prejudiciais do que benéficos.

Faça reuniões

Por fim, fazer reuniões diárias e breves, no início e no fim do expediente, é uma ótima maneira de encurtar a distância e trazer o clima organizacional para o ambiente individual de cada colaborador.

Caso essa frequência não seja possível, é recomendado que se faça, no mínimo, semanalmente, para que a troca seja feita no tempo certo, sem que informações importantes se percam em meio a outras.

Dicas para funcionários: como fazer home office

Para que o trabalho remoto seja produtivo, é necessário que haja não somente o esforço coletivo, mas também a responsabilidade individual de cada um dos colaboradores que integram o time.

O home office ainda é um sistema de trabalho relativamente novo e, com isso, nem todos se habituam a ele com facilidade. Mas, por outro lado, há maneiras viáveis de torná-lo funcional mais rapidamente e, com isso, fazer com que o trabalho flua.

Ambiente 

O local de trabalho influencia diretamente no desempenho, portanto, é recomendado que o ambiente em que o home office será instalado seja fixo — ou seja, nada de sentar em qualquer lugar com o notebook no colo — e privado. Se for possível reservar um cômodo da casa para este fim, melhor. Caso contrário, um canto específico já é suficiente.

Ademais, organização é fundamental. Portanto, ter um gaveteiro, estante ou até mesmo prateleiras de apoio para colocar os materiais utilizados é indispensável, além de se tratar de objetos simples de providenciar. 

Conforto

Também é necessário atentar-se ao conforto, especialmente devido às horas sentado em frente ao computador. Uma cadeira confortável é essencial, assim como estar em um ambiente arejado e iluminado que — além das questões de aconchego — têm impacto no corpo e na mente.

Porém, nenhum desses fatores dispensa intervalos a cada 2 horas, no máximo, para esticar as pernas e espairecer a mente. A saúde vem sempre em primeiro lugar.

Foco

É primordial conter distrações para que seja possível focar totalmente no trabalho que está sendo desempenhado. Fatores já citados, como um ambiente privado e confortável, já auxiliam bastante nessa questão. Entretanto, há outras medidas que contribuem muito para impedir a desatenção.

Ter consigo tudo o que pode precisar utilizar é uma delas, desde papéis, canetas, pen drives, carregadores e objetos do gênero, até água, biscoito, balas e lanches rápidos em geral. Assim, você evita levantar fora dos horários de intervalo e desenvolve suas tarefas sem interrupções.

Desbravando o home office

Essas foram as nossas dicas, tanto para as empresas quanto para os funcionários, de como trabalhar remotamente de uma maneira produtiva e eficiente. E, além disso, nós também te ajudamos a encontrar um candidato preparado para home office! Para fazer o teste grátis, clique aqui.