Você conhece a relação entre a LGPD e o RH? A Lei Geral de Proteção de Dados é considerada um grande avanço no que diz respeito à proteção de dados pessoais.

Porém, exige uma grande adaptação das empresas. Assim, elas alcançarão conformidade e os processos internos poderão garantir o sigilo dessas informações.

O matemático londrino Clive Humby afirmou que “os dados são o novo petróleo”. Essa frase mostra como as informações são valiosas para os negócios. Também demonstra a importância dos cuidados das empresas em relação ao trabalho com os dados.

Por isso, quando falamos de Recursos Humanos, que manipula diversas referências sobre cada um de seus funcionários, essa responsabilidade aumenta.

Quer saber mais sobre o assunto? Acompanhe a leitura até o final!

O que é a Lei Geral de Proteção de Dados?

A sanção da LGPD ocorreu em agosto de 2020 e determina todos os princípios, direitos e deveres para o tratamento de dados pessoais.

Em síntese, significa que qualquer corporação que incluir em sua base informações sobre clientes e empregados deve seguir procedimentos, garantindo a adequação a essa nova lei.

Como se adaptar a essa nova realidade

Para ocorrer a conformidade dos processos internos com as novas regras, será necessária a implantação de estratégias.

Além disso, é preciso implementar treinamentos para que os profissionais consigam manusear corretamente esses dados. Outros processos, como coleta, uso e gestão de informações também devem passar por adaptações, dessa maneira conseguindo manter a conformidade da empresa.

Entre as mudanças de conduta que a lei prevê, está a notificação de incidentes de segurança que envolvam dados, a determinação de regras específicas para tratamento de informações sensíveis e a nomeação de um Encarregado de Proteção de Dados Pessoais.

Os especialistas afirmam que é um caminho sem volta. A discussão sobre dados começou na Europa e chegou rapidamente ao Brasil, e deve permear todas as atividades corporativas.

Apesar das penalidades passarem a valer apenas em 2021, as empresas precisam adaptar-se a essa nova realidade o mais rápido possível.

As multas pelo não cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados chegam a 2% do faturamento da empresa, com um teto de R$ 50 milhões de reais por infração.

LGPD e o RH: qual o impacto para o setor?

O setor precisará de atenção redobrada na hora de executar tarefas que são comuns em sua rotina. Por exemplo, quando falamos do processo de recrutamento e seleção, é natural que os responsáveis lidem com informações sensíveis.

É provável que entre esses dados, estarão endereço, idade, escolas pelas quais o profissional passou, empresas anteriores, entre outros.

Fizemos uma pequena lista com as fontes de informações manipuladas rotineiramente pelo departamento de Recursos Humanos:

  • banco de currículos;

  • informações fornecidas para o plano de saúde;

  • conta bancária, CPF e RG;

  • dados pessoais como contatos de emergência, filiação, endereço, etc.;

  • informações emitidas para sindicato e órgãos públicos.

Para adequar-se às novas regras, o departamento precisa criar ferramentas e instituir uma cultura que destaque a importância do cuidado com os dados. Não só essas mudanças são necessárias, como devem ser operadas o quanto antes.

Podemos citar como exemplo prático a criação e a assinatura de um termo de autorização do participante do processo seletivo para manutenção do currículo no banco de talentos.

Este documento deve deixar explícito por quanto tempo essas referências podem ser armazenadas. O candidato à vaga tem todo o direito de não permitir a inclusão de seus dados sensíveis no cadastro de talentos da empresa.

A proteção de dados também vale para o home office

Um fator recente que pode aumentar a complexidade de sigilo das informações é o trabalho home office. Como solução, muitas empresas aderiram ao regime remoto, a fim de manter as atividades durante o isolamento necessário para conter a disseminação do COVID-19.

Porém, deve haver a orientação e o reforço nos cuidados para o manuseio desses dados. Computadores domésticos muitas vezes estão mais expostos a invasões de hackers.

Além disso, o vazamento de dados pode ocorrer por uma falha do profissional. Isso acontece com frequência nas empresas, mesmo entre os mais experientes.

Por esse motivo, é essencial determinar políticas de segurança e deixar claro o que pode e não pode ser feito. Além disso, deve adotar soluções para o armazenamento desses dados que tragam a proteção necessária.

Quais mudanças o RH deve implementar?

Para uma melhor compreensão, destacamos algumas das ações que o departamento pode adotar. Dessa maneira,  conseguirá se adaptar às novas exigências, e manter a empresa dentro do que determina a legislação.

Trabalhe em parceria com a TI

Principalmente durante o período de reestruturação, a participação da equipe de TI fará toda a diferença.

Esses profissionais conhecem as melhores estratégias para aumentar a segurança de sistemas e podem implementar soluções que aumentem o nível de proteção de dados, diminuindo o risco de vazamentos e invasões.

Em conjunto, os setores devem criar e estabelecer programas de compliance que promovam novas rotinas. Para isso, tais programas devem prever punições internas capazes de mitigar o problema, dessa maneira evitando algum acontecimento  capaz de  comprometer a corporação.

Desenvolva a transparência nos processos seletivos

Todas as empresas devem desenvolver uma política de privacidade. Não apenas essa política será declarada não só para os funcionários contratados, como também durante o recrutamento e seleção.

Os responsáveis pelo processo devem compartilhar as normas aos participantes. A partir da liberação documentada, poderá manipular os dados desses candidatos.

Esse documento deve constar o local em que os dados serão armazenados e declarar para qual fim eles serão usados.

Aposte em uma boa tecnologia para alinhar LGPD e o RH

Para garantir o manuseio e a proteção adequada, torna-se ainda mais importante ter um software que permita o uso de dados de maneira correta.

Se a opção por uma solução digital estava ligada à otimização de tarefas, agora ela impacta também na adequação da empresa às novas normas.

Lembre-se que dificilmente uma planilha simples dará ao recrutador a proteção necessária de todas as informações.

Da mesma forma, plataformas que não sejam de fornecedores de confiança  com uma boa trajetória de mercado dificilmente podem oferecer a segurança necessária.

Neste post, falamos sobre a LGPD e o RH, e comentamos algumas mudanças que essa nova lei proporciona. Cabe ao departamento de RH, assim como outras áreas das empresas, se preparem para absorver essas transformações e garantir que a corporação mantenha a conformidade em seus processos.

Não se trata mais de uma inovação, mas de adaptações essenciais para a preservação da empresa. E você, está preparado para isso? Essa mudança deve ser tratada com prioridade, assim sua empresa não ficará obsoleta e conseguirá acompanhar o mercado.

Ao buscar por soluções tecnológicas para recrutamento e seleção, opte por empresas que já estão se adaptando. Aqui na abler estamos em contato com o departamento jurídico para garantir que a adequação a LGPD seja feita da melhor maneira. Conheça nossas soluções e faça um teste gratuito da ferramenta!