O software de recrutamento pode ainda ser um mistério para algumas pessoas. E a fim de desmistificar esse assunto fizemos este guia completo com tudo o que você quer e precisa saber para escolher e contratar o serviço.
Isso porque, um dos maiores desafios da área de recursos humanos, é sem dúvida o recrutamento. O custo de uma contratação errada pode ser catastrófico. Por isso, você pode gastar muito do seu tempo do recrutamento até a contratação.
Mas, nem sempre essa é a melhor maneira de se investir o tempo. Com diversas demandas e tarefas acumuladas, muitos não podem se dar ao luxo de ficar somente dedicados ao recrutamento.
Além disso, com o avanço da tecnologia, podemos hoje contar com diversos softwares para auxílio em tarefas repetitivas ou que não fazem mais sentido serem feitas manualmente.
Afinal, um software pode não apenas poupar tempo, mas também escalar atividades que seriam impossíveis de outra forma. Entretanto, vamos focar hoje em falar dos softwares de recrutamento. O que são, como escolher o melhor para sua empresa e boas práticas de como utilizar.
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Estatísticas sobre Recrutamento
Mesmo com a grande evolução em termos de agilidade nos processos de todas as empresas modernas, algumas estatísticas podem surpreender você.
Trouxemos alguns dados sobre o estado atual das áreas de recrutamento e como você pode observar, é uma vantagem competitiva para sua empresa saber esses dados:
- 70% dos recrutadores acreditam na eficácia da entrevista realizada por telefone;
- 89% acreditam que a entrevista comportamental é importante;
- 70% utilizam este método com frequência.
- 51% das empresas estão interessadas no tema “Diversidade” durante o recrutamento;
- 78% acreditam que isso melhora a percepção da cultura da empresa;
- 89% dos profissionais de RH acreditam que as Entrevistas Comportamentais são muito eficazes;
- 63% acreditam que as entrevistas tradicionais falham ao avaliar as competências interpessoais dos candidatos;
- 36% acreditam que as entrevistas tradicionais possuem um processo longo demais;
- 79% dos gestores de R&S estão propensos a utilizar dados para o recrutamento;
- Profissionais de recrutamento disseram que gastam 30% do seu tempo procurando candidatos para uma posição.
O que podemos observar é que o RH ainda está em uma fase de aceitação e transição para a nova realidade, a era dos dados.
Ainda não é unanimidade a utilização de dados estruturados e seus recursos para tornar o departamento no que chamamos de RH Ágil. Portanto, isso mostra uma grande vantagem se você quiser adotar técnicas mais modernas e escaláveis de recrutamento.
Mas o que é um Software de recrutamento?
Bom, um software de recrutamento é um sistema gerenciado por computador que apoia as áreas de RH nas atividades relacionadas à seleção de novos talentos.
Eles podem auxiliar em uma ou mais das tarefas relacionadas aos departamentos de R&S. Assim, cada software pode possuir funcionalidades diferentes uns dos outros.
Enquanto alguns auxiliam na seleção dos candidatos, outros podem ajudar na etapa de organização do recrutamento e da base de currículos das empresas.
Mas antes de mais nada, é importante que você e sua empresa saibam exatamente o que precisam melhorar no recrutamento, para entender qual software devem escolher.
Como escolher o melhor software de recrutamento?
Para escolher um software de recrutamento, você e sua equipe devem mapear qual é a principal dor que a ferramenta deve resolver.
Isso pode parecer óbvio, mas é muito negligenciado pelos profissionais de recursos humanos. A consequência disso é a contratação de um software com funcionalidades não utilizadas e que estão sendo pagos, impactando diretamente o financeiro do departamento.
Portanto, procure entender quais as reais necessidades que sua equipe possui antes de contratar um software com diversas funções que seu time não vai utilizar.
Quais as principais dores das equipes de RH
Conforme nossa experiência aqui na abler, sabemos alguns dos principais motivos para equipes de R&S procurarem um software são:
- Escassez de base de talentos;
- Dificuldade na organização dos Currículos;
- Falta de critérios claros para ranqueamento dos candidatos;
- Falta de tempo para análise dos perfis;
Como falamos anteriormente, conhecer as principais dificuldades poderá encurtar o caminho e evitar falhas na contratação do software.
3 Dicas para Escolher o Melhor Software
1. Precisa ser acessível
Uma das principais dicas que temos é sobre a acessibilidade do software. Isso porque alguns produtos de tecnologia possuem os chamados Key Users, que são usuários que passam por um intenso treinamento para replicar pela empresa.
Existem grandes problemas nesse modelo. Por exemplo, o key user vai precisar passar um precioso tempo aprendendo a utilizar o software. E esse treinamento é provavelmente pago no pacote que a empresa contrata. Então, a empresa paga o treinamento e ainda paga o custo de não-presença desse funcionário nos dias de trabalho.
Além disso, os key users geralmente não ficam dedicados para essa função e precisam se dividir em muitas tarefas. Dessa forma, dificultando a disseminação de aprendizado, o tempo de uso do software e sobrecarregando um funcionário.
Como podemos ver, nesse modelo o único que sai ganhando é o fornecedor. O melhor software de recrutamento precisa ser acessível, com uma usabilidade que o usuário consiga aprender sozinho.
2. Precisa ser escalável
Hoje em dia, falamos muito sobre o RH ágil. Mas, o que isso significa na prática?
Isso quer dizer que o RH, como área estratégica de uma empresa, precisa acompanhar as modificações do mundo atual, o chamado mundo VUCA (do inglês Volátil, Incerto, Complexo e Ambíguo).
Por isso, os profissionais de recursos humanos precisam se adaptar e largar os processos obsoletos e abraçar o mundo tecnológico em que vivemos.
Para isso, o departamento de RH precisa das ferramentas certas. E isso inclui o software de recrutamento.
O melhor software de recrutamento para sua empresa precisa atender demandas em escala e não limitar a quantidade de vagas e candidatos que você pode alcançar.
3. Precisa poupar o seu tempo
Essa dica também pode parecer óbvia, mas nem todos prestam atenção nisso.
Semelhante ao primeiro caso que citamos sobre key users, muitos softwares ao invés de poupar tempo, roubam o tempo dos usuários.
Pois os processos são muito complicados e amplamente personalizados que não tem a ver com os seus procedimentos atuais. Fazendo com que muitas vezes seja necessário contratar alguém dedicado apenas para manipular o software e suas intermináveis requisições.
O que um bom software de R&S precisa ter?
A principal função de qualquer software é a de fornecer escala de execução operacional. Afinal, esse é o principal benefício em termos financeiros para as equipes.
Além disso, um bom software de recrutamento pode possuir benefícios estratégicos, como análises e relatórios que vão auxiliar no mapeamento do banco de talentos da empresa.
Contudo, um bom software precisa trazer clareza para a operação e resolver a questão de organização do banco de talentos. Portanto, ao escolher um software, verifique como ele qualifica os candidatos e se consegue fazer isso em escala.
Por exemplo, o software da abler possui uma inteligência artificial que organiza e ranqueia os candidatos a partir de um match entre o perfil do candidato e os requisitos da vaga. Isso faz com que seja rápido e fácil para o recrutador selecionar os melhores candidatos, sem precisar ver currículo por currículo.
A seguir, vamos apresentar 8 dicas de funcionalidades que um software de recrutamento e seleção precisa ter, e a abler tem:
1. Ranking de candidatos por aderência à vaga
Essa função é uma das principais na missão de poupar o tempo do profissional de RH. A inteligência artificial realiza a análise dos critérios apresentados na criação da vaga, para que assim possa buscar perfis que se adequem aos requisitos.
Dessa forma, a triagem é feita estrategicamente, gerando uma recomendação automática dentro do banco de talentos do software. No sistema da abler, por exemplo, é possível contar com mais de 2,8 milhões de currículos que estão armazenados no banco de talentos e que podem ser o match que sua empresa tanto busca!
As informações também são cruzadas com os currículos recebidos pela página “trabalhe conosco”, aumentando as chances de localizar o candidato ideal. Além disso, a divulgação das vagas nas principais redes de empregos também passa pelo refinamento da inteligência artificial. Dessa forma, otimiza a etapa de atração e captação e reduz o tempo gasto com perfis incompatíveis.
2. Centralização de tarefas
A empresa está realizando diversos processos seletivos ao mesmo tempo? Sem pânico! Com um bom software com funcionalidades de recrutamento e seleção certas, você pode gerir todas em um único lugar sem confusão!
Essa função é fundamental para profissionais de RH que exercem diversas funções ao mesmo tempo. Além disso, a plataforma não só reúne os dados de maneira organizada, mas também mantém todas as informações seguras e salvas.
Dessa forma, você não precisará se preocupar em perder documentos, currículos, fichas ou avaliações importantes dentro de cada fase. Ou seja, tudo poderá ser feito de forma clara e objetiva, com anexos integrados e boa comunicação entre todos da equipe.
Na página geral, por exemplo, você poderá ver:
- os candidatos selecionados;
- os desclassificados;
- os relatórios de cada etapa.
Tudo de acordo com o processo seletivo em questão. E na abler, os testes e entrevistas podem ser feitos pela mesma plataforma, sem necessidade de adaptar outros aplicativos e sites para completar a experiência.
3. Entrevista e testes online
Mesmo no recrutamento online, as entrevistas e os testes são muito importantes para avaliar as habilidades e conhecimentos. Ao invés de programar reuniões passíveis de atrasos, demandando tempo e tornando a etapa mais demorada, você poderá marcar tudo online para adiantar o processo.
Além disso, os testes programados e automatizados podem ser aplicados sem a necessidade da presença do recrutador. Essas avaliações podem ser personalizadas e aplicadas em uma das fases do processo seletivo, de acordo com a vaga e os conhecimentos necessários.
Com as respostas e resultados reunidos na plataforma, você pode avaliar melhor as respostas e o desempenho dos candidatos. Posteriormente, os selecionados poderão participar da entrevista online, fase fundamental para conhecer melhor o perfil comportamental de cada um.
Esses procedimentos não precisam substituir os compromissos presenciais, mas podem complementar a facilitar a seleção, deixando o processo mais simples. Em situações inesperadas, como a pandemia do coronavírus, empresas que contam com um software de recrutamento completo já estavam antecipadas.
Essa modalidade também pode ser vantajosa na contratação de profissionais remotos, que trabalham a distância e/ou por home office. No entanto, para contar com esse benefício, é imprescindível avaliar se o software oferece essa funcionalidade no sistema.
4. Integração entre equipe e candidatos
Como citamos anteriormente, a integração entre a equipe de recrutamento e os candidatos selecionados faz toda a diferença. Por isso, essa funcionalidade deve estar presente em um bom sistema de recrutamento online.
A comunicação entre quem deseja contratar e quem deseja ser contratado, nessa fase inicial pode mudar todo o rumo da contratação. Afinal, em vagas onde a concorrência é alta o diferencial se dá por skills que vão além do que é descrito no currículo ou na formação.
Sendo assim, através dessa comunicação prévia já é possível avaliar questões como comunicação, integração com a equipe, interesse na oportunidade, autoridade no assunto, desenvoltura em cada etapa e muito mais.
Além disso, ao liberar o mesmo acesso para todos os integrantes da equipe recrutadora, a decisão final se torna mais consensual. Sendo assim, qualquer dúvida pode ser facilmente resolvida de acordo com o que a equipe procura no profissional.
5. Cadastro de currículos
O cadastro de currículos é uma das funcionalidades do recrutamento e seleção básicas para obter bons resultados. Isso porque será com base nesses documentos que a inteligência artificial poderá fazer a combinação entre o profissional e a oportunidade.
Além disso, os perfis que forem descartados para um determinado processo seletivo podem ser armazenados para possíveis vagas futuras, criando assim um banco de talentos rico e atualizado. Manter os currículos anexados a plataforma é uma excelente estratégia para diminuir o volume de papéis em seu departamento de RH, além de evitar perder documentos e tempo na organização dos mesmos.
Sendo assim, ao surgir a necessidade de contratar um novo colaborador, não será preciso revirar pilhas de currículos ou lançar uma nova candidatura, descartando os interessados das últimas seleções. O banco de talentos estará sempre disponível e poderá ser integrado aos novos candidatos em outros processos.
6. Página de carreira
Precisando de uma boa estratégia para fortalecer a empresa e atrair novos talentos? Então, contar com a funcionalidade da página de carreira é uma ótima saída.
Enquanto algumas vagas recebem uma chuva de interessados, outras com requisitos mais específicos podem enfrentar dificuldades em encontrar um profissional que corresponda ao esperado. Por isso, é interessante investir em maneiras mais fáceis de alcançar os candidatos..
Dentro da página “trabalhe conosco” você pode adicionar cases e depoimentos de funcionários que passaram por esse processo de recrutamento e hoje possuem papel fundamental no sucesso da empresa. Além disso, adicionar informações sobre a empresa ajuda a reforçar a imagem de compromisso da corporação com seus colaboradores.
7. Integração automática aos melhores sites de empregos
Como citamos nos benefícios, divulgar a vaga em sites, redes sociais e plataformas de emprego pode ajudar – e muito – na captação de profissionais qualificados. Em tempos onde a presença online está cada vez mais forte, as pessoas estão sempre de olho nessas redes buscando novas oportunidades..
Por isso, para garantir que está escolhendo um bom software, uma funcionalidade que você deve conferir é a integração automática da plataforma com os sites mais famosos de empregos do país. Dessa forma, ao contar com a automatização da divulgação, você poupa o tempo de ter que formular a vaga com requisitos, objetivos e funções diversas vezes para sites diferentes.
A inteligência artificial cuidará da distribuição desses anúncios. Além, é claro, de gerenciar o recebimento de currículos e o processo de seleção apenas de perfis que sejam compatíveis com cada vaga.
8. Contratação eficiente
Por fim, um software de recrutamento bom de verdade precisa cumprir a sua missão principal: tornar o processo seletivo mais eficiente. Sendo assim, sua escolha precisa estar pautada no que o sistema oferece do início ao fim, incluindo a rapidez no fechamento das vagas.
Com base nos usuários e nas funcionalidades disponíveis, o software desenvolvido pela abler viabiliza a gestão organizada dos processos e fechamento de vagas com média de 8 dias. Além de um retorno rápido para os interessados, a empresa desfruta de um preenchimento eficiente das vagas.
Com vagas preenchidas por profissionais realmente qualificados para a função, o trabalho do RH ganha destaque ao mesmo tempo que se torna muito mais prático e assertivo.
Por que usar uma plataforma de recrutamento?
Com a transformação digital e a economia de escala, muitos negócios cresceram e vêm se digitalizando. Essa digitalização causa uma aceleração significativa em todos os processos.
Aliado a essas mudanças, temos uma economia globalizada, onde talentos podem rapidamente ser encontrados em toda parte do mundo. Esse é o tipo de vantagem competitiva que o seu departamento de recursos humanos não pode abrir mão.
No entanto, é importante saber quais pontos do seu recrutamento e seleção você deve avaliar antes de tomar essa decisão de usar um software.
Dificuldades no planejamento
Um bom processo de recrutamento e seleção exige um planejamento adequado para todas as etapas, que envolvem questões como:
- definição do cargo;
- busca por candidatos;
- análise de currículos;
- realização de entrevistas e testes;
- contratação;
- integração com a equipe da empresa.
Organizar tudo isso e manter um bom controle do andamento das etapas de forma manual é muito difícil e demorado, principalmente quando o volume de vagas ou de candidatos é alto.
Nesse cenário, um software de recrutamento e seleção na empresa ajuda a fazer um bom planejamento com base nos dados existentes. Isso proporciona melhorias no processo de tomada de decisão.
Necessidade de otimizar o tempo
As etapas de anúncio, triagem, avaliação e contratação de candidatos exigem bastante tempo de dedicação. Porém, com o volume de tarefas do dia a dia, é comum que surja a necessidade de agilizar esses processos, mas isso não pode prejudicar a qualidade do recrutamento e seleção de candidatos.
Com a automatização de tarefas e a integração de funcionalidades de uma plataforma de R&S, a sua equipe consegue concluir as atividades de forma mais simples e eficiente.
Padronização nos processos
A falta de padronização nos processos pode dificultar o bom andamento das contratações na empresa. Com diversas pessoas trabalhando unidas e com controles manuais, podem surgir divergências entre os procedimentos.
Com o auxílio de um software, é possível relacionar diversas funcionalidades e toda a equipe pode ter acesso às informações. Desse modo, todos os processos são facilmente padronizados, o que também garantirá a manutenção de um setor mais estratégico.
Necessidade de otimizar o RH
Mesmo quando são bens estruturados, podem surgir alguns problemas no recrutamento e seleção de candidatos, por exemplo:
- deficiência nas informações registradas;
- demora nos procedimentos;
- excesso de processos manuais;
- erros na gestão de documentos;
- dificuldades na divulgação de vagas.
Na verdade, existem diversos itens que costumam exigir melhorias em algum momento e, de modo geral, esses problemas podem ser solucionados com a contratação de uma ferramenta especializada.
Quando o software de recrutamento é necessário?
O sistema é útil para diversas situações. Agora, você deve estar se perguntando: quais são elas? Destacamos abaixo as principais situações.
1. Contratar com urgência
Essa questão pode até parecer básica, mas a grande vantagem do sistema de recrutamento e seleção é poder fazer um processo mais ágil.
Isso porque, com apenas um clique você consegue divulgar as vagas de emprego em vários portais especializados. Entre eles estão o LinkedIn, Facebook Jobs, Indeed etc. Muito prático, não é mesmo?
Dessa forma, podemos dizer que você consegue divulgar as vagas rapidamente e para um maior número de candidatos, aumentando as chances de atrair bons talentos.
Como consequência da ampla divulgação das vagas, fica mais fácil fazer contratações com urgência. Isso porque, mais pessoas saberão da oportunidade e você conseguirá recrutar mais candidatos em menos tempo.
2. Fazer processos seletivos mais rápidos
Com isso, as empresas podem fazer processos seletivos sem tantas etapas, e mais objetivos.
É claro que esta possibilidade não é uma regra, pois em alguns casos é necessário aplicar mais de um teste para verificar as habilidades e conhecimentos dos candidatos.
3. Criação do banco de talentos
A triagem dos profissionais é uma das atribuições frequentes nos processos seletivos. Além disso, é uma etapa fundamental na contratação, pois é possível filtrar quais são os candidatos que são aderentes ao perfil da vaga.
O software de recrutamento e seleção é necessário nessa tarefa. Pois é possível reduzir o tempo com etapas desnecessárias e focar em candidatos potenciais e com o perfil do negócio.
A ferramenta faz a recomendação automática dos profissionais. Além disso, a plataforma leva em consideração os requisitos do processo e os conhecimentos básicos. Aposentando, então a famosa “pilha de currículos”.
4. Filtrar o banco de talentos
A sua empresa também poderá fazer um excelente filtro do banco de talentos e encontrar profissionais específicos.
Não é segredo que qualquer empresa deseja contratar bons colaboradores, porque eles farão total diferença para o desempenho da companhia.
Como aplicar um software na área de Recrutamento e Seleção?
Antes de mais nada, precisamos nos lembrar de que a base de onde os profissionais de RH vem, ainda não acompanhou a evolução do mercado de modo geral.
As universidades ainda possuem dificuldade em entender a dinâmica do mundo globalizado atual e acabam não trazendo as inovações que os departamentos estão fazendo.
Isso é um processo natural de maturidade do mercado, e é até mesmo impossível estar a par de todas as mudanças do mundo. Assim, é preciso ter paciência ao inserir qualquer tipo de mudança nos processos dos departamentos de RH.
Afinal, os profissionais ainda são formados na velha maneira de se fazer as coisas. Portanto, antes de trazer um novo software de recrutamento para dentro da sua empresa, é preciso que os processos estejam previamente alinhados para que se encaixem em modelos mais atuais.
Através de processos de co-criação com o departamento, você pode colaborar com sua equipe e guiá-los na criação de novos processos, otimizando o trabalho.
Com a chegada de um novo software para a área de recrutamento, algumas atividades não farão mais sentido, principalmente as operacionais. Dessa forma, é prudente pensar com antecedência qual será a função do profissional que realizava tal tarefa que o software vai substituir e realocá-lo em funções mais estratégicas, como análise de dados, por exemplo.
Com o recrutamento em escala, será cada vez mais necessário “afinar” o processo para que a seleção seja o mais assertiva possível. Portanto, o desenvolvimento da clareza da Cultura Organizacional será de extrema importância.
A importância da Cultura Organizacional para um Software de R&S
A Cultura será o guia para o software apoiar o departamento de RH a selecionar os melhores candidatos. Assim, ter a Cultura alinhada é fundamental para a implementação de um software de recrutamento.
Por fim, é evidente que integrar um software de recrutamento possui uma série de etapas anteriores à contratação do sistema operacional em si. Por isso, vamos deixar algumas dicas de como você e sua equipe podem fazer isso de maneira simples.
Dicas de melhores práticas
Separamos algumas dicas para que você possa implementar um software de recrutamento em sua empresa sem dor de cabeça. Primeiro, você precisa alinhar com toda sua equipe responsável pelo processo de contratação para que possam mapear o estado atual das atividades.
Uma boa prática é utilizar o mapeamento de fluxo de valor ou a técnica de Swinlanes para identificar os gargalos no processo atual e ter clareza das operações.
Lembre que, se sua equipe tem apenas 1-2 pessoas, você não precisa criar nada complexo. Geralmente, vocês sabem como lidar com o dia a dia e possuem o próprio modo de operar. As coisas começam a ficar um pouco mais complicadas na medida em que o time cresce.
Portanto, pode valer a pena documentar seus processos desde já. E, como dissemos, não precisa ser nada muito complicado. Na verdade, quanto mais simples melhor. Por isso, post-its, canetas coloridas e uma parede disponível devem resolver o problema.
Então, depois de mapear o estado atual dos seus processos, você pode identificar os gargalos. São nesses gargalos que o software de recrutamento deve ajudar principalmente.
Assim, depois de mapear o seu processo atual, pergunte-se:
- O software que quero utilizar me ajuda a eliminar esse gargalo?
- Ele vai me ajudar a trazer escala nessa etapa da operação?
Essas simples perguntas podem eliminar anos de estresse. Afinal, ao implementar um software equivocadamente, que não resolve seus problemas, pode gerar conflitos com gestores e departamentos parceiros, como financeiro e contábil, caso você precise substituir no futuro.
Como avaliar o custo-benefício do software
O RH é uma área ampla e pode ser confuso no momento de escolher um software de recrutamento. E essa confusão pode afetar no custo-benefício do produto.
Pode ser que sua empresa esteja bem servida de ferramentas em outros sub-departamentos dentro do RH e que não precise de um software tudo em um, por exemplo.
Sim, você precisa de um software completo. Mas, precisa ser completo com as funcionalidades que você precisa. O custo-benefício está diretamente relacionado com as funcionalidades do produto. Portanto, vale a pena se perguntar:
- Esse software possui todas as funcionalidades que eu preciso para eliminar meus gargalos?
- Estou pagando por funcionalidades que não vou utilizar nesse momento?
Com essas dicas você pode eliminar um fator econômico importante na hora da seleção do software de recrutamento.
Conclusão
A seleção de um bom software passa por diversas perguntas holísticas dentro do departamento de RH. Não basta apenas ser um bom software de recrutamento ou o software do momento. Afinal, as particularidades da sua empresa podem ser completamente diferentes das necessidades de outra empresa.
Portanto, os cuidados passam por mapear os processos e alinhar a equipe para absorver o software e dessa forma extrair a maior eficiência do mesmo.
Gostou de entender melhor sobre como o recrutamento digital pode revolucionar o departamento de RH e conectar oportunidades aos talentos certos? Então, não deixe de conhecer as soluções que a abler pode oferecer para que sua empresa e sua carreira possam decolar nessa nova era tecnológica!
