O departamento de RH é o coração das empresas. E com a velocidade dos tempos atuais, o RH precisa crescer e evoluir junto. Portanto, nesse conteúdo vamos falar sobre uma das principais ferramentas de tecnologia dos departamentos de RH do futuro: o software de recrutamento.

Seja ela grande ou pequena, toda empresa possui um RH. Esse departamento começa com o fundador mas, evolui até possuir divisões específicas conforme a complexidade da empresa aumenta.

Um dos maiores desafios das áreas de recursos humanos, de qualquer tamanho, é sem dúvida o recrutamento.

O custo de uma contratação equivocada pode ser catastrófico. Portanto, desde os fundadores até os profissionais de RH, gastam muito do seu tempo no recrutamento.

Mas, nem sempre essa é a melhor maneira de se investir o tempo. Com diversas demandas e tarefas acumuladas, muitos de nós não podemos nos dar ao luxo de ficar dedicados no recrutamento.

Além disso, com o avanço da tecnologia e a criação do chamado RH 4.0, podemos hoje contar com diversos softwares para auxílio em tarefas repetitivas ou que não fazem mais sentido serem feitas por mãos humanas.

Afinal, um software pode não apenas poupar tempo como escalar atividades que seriam impossíveis de outra forma.

Entretanto, vamos focar hoje em falar dos softwares de recrutamento. O que são, como escolher o melhor para sua empresa e boas práticas de como utilizar.

Estatísticas sobre Recrutamento

Mesmo com a grande evolução em termos de agilidade nos processos de todas as empresas modernas, algumas estatísticas podem surpreender.

Trouxemos alguns dados sobre o estado atual das áreas de recrutamento e como você pode observar uma vantagem competitiva para sua empresa a partir desses dados:

  •  70% dos recrutadores acreditam na eficácia da entrevista realizada por telefone;

  • 89% acreditam que a entrevista comportamental é importante;

  • 70% utilizam este método com frequência.

  • 51% das empresas estão interessadas no tema "Diversidade" durante o recrutamento;

  • 78% acreditam que isso melhora a percepção da cultura da empresa;

  • 89% dos profissionais de RH acreditam que as Entrevistas Comportamentais são muito eficazes;

  • 63% acreditam que as entrevistas tradicionais falham ao avaliar as competências interpessoais dos candidatos;

  • 36% acreditam que as entrevistas tradicionais possuem um processo longo demais;

  • 79% dos gestores de R&S estão propensos a utilizar dados para o recrutamento;

  • Profissionais de recrutamento disseram que gastam 30% do seu tempo procurando candidatos para uma posição.

O que podemos observar é que o RH ainda está em uma fase de aceitação e transição para a nova realidade da qual vivemos, a era dos dados. 

Ainda não é unanimidade a utilização de dados estruturados e seus recursos para tornar o departamento no que chamamos de RH Ágil.

Portanto, isso mostra uma grande vantagem para aqueles profissionais que optarem por saírem na frente ao adotar técnicas mais modernas e escaláveis de recrutamento.

O que é um Software de recrutamento

Um software de recrutamento é um sistema gerenciado por computador que apoia as áreas de RH nas atividades relacionadas à seleção de novos talentos.

Eles podem auxiliar em uma ou mais das tarefas relacionadas aos departamentos de R&S (Recrutamento & Seleção). Assim, cada software pode possuir funcionalidades diferentes uns dos outros.

Enquanto alguns auxiliam na seleção dos candidatos, outros podem ajudar na etapa de organização do recrutamento e da base de currículos das empresas.

Antes de mais nada, é importante que a empresa e o departamento de RH saibam o que estão procurando em um software de recrutamento para entender qual deverá escolher.

Abaixo vamos oferecer alguns passos para que você possa escolher o melhor software para a sua empresa.

Como escolher o melhor software de recrutamento

Para escolher um software de recrutamento, o departamento ou empresa de RH deve mapear qual é a principal dor que o software deve resolver.

Isso pode parecer óbvio, mas é muito negligenciado pelos profissionais de recursos humanos.

A consequência disso é a contratação de um software com funcionalidades não utilizadas pela equipe e que estão sendo pagos, impactando diretamente no budget do departamento.

Portanto, procure entender quais as reais necessidades que sua equipe possui antes de contratar um software com diversas funções que seu time não vai utilizar.

Quais as principais dores das equipes de RH

Conforme nossa experiência aqui na Abler, sabemos alguns dos principais motivos para equipes de R&S procurarem um software:

  • Escassez de base de talentos;

  • Dificuldade na organização dos CV's;

  • Falta de critérios claros para ranqueamento dos candidatos;

  • Falta de tempo para análise dos perfis;

  • Entre outros;

Conforme falamos anteriormente, conhecer as principais dificuldades poderá encurtar o caminho e evitar falhas na contratação do software.

O que um bom software de recrutamento precisa ter

A principal função de qualquer software, seja ele SaaS (Software as a Service) ou um que precise ser integrado aos sistemas corporativos, como SAP, por exemplo, é a da fornecer escala de execução operacional para as equipes de RH.

Afinal, esse é o principal benefício em termos financeiros para as equipes. 

Além disso, um bom software de recrutamento pode possuir benefícios estratégicos, como análises e relatórios que vão auxiliar no mapeamento do banco de talentos que a empresa possui.

Mas, ainda falando sobre a operação de recrutamento, um bom software precisa trazer clareza para a operação e resolver a questão de organização do banco de talentos.

Portanto, ao escolher um software, verifique como ele qualifica os candidatos e se consegue fazer isso em escala.

Por exemplo, o software da Abler possui uma inteligência artificial que organiza e ranqueia os candidatos a partir de um match entre os perfis da empresa e do candidato.

Isso faz com que seja rápido e fácil para o recrutador selecionar os melhores candidatos, sem precisar ver currículo por currículo.

A seguir, vamos apresentar 8 dicas de funcionalidades que um software de recrutamento e seleção precisa ter:

1. Triagem automática de candidatos

A função de triagem automática de candidatos é uma das principais na missão de poupar o tempo do profissional de RH. A inteligência artificial realiza a análise dos critérios apresentados na criação da vaga, para que assim possa buscar perfis que se adequem aos requisitos.

Dessa forma, a triagem é feita estrategicamente, gerando uma recomendação automática dentro do banco de talentos da empresa fornecedora da tecnologia. No sistema abler, por exemplo, é possível contar com mais de 1 milhão de currículos que já estão armazenados no banco de talentos e que podem ser o match que sua empresa tanto busca.

As informações também são cruzadas com os currículos recebidos pela página “trabalhe conosco”, aumentando as chances de localizar o candidato ideal. Além disso, pulverização das vagas nas redes principais de empregos também passa pelo refinamento da inteligência artificial, otimizando a etapa de atração e captação e reduzindo o tempo gasto com perfis profissionais incompatíveis. 

2. Centralização de tarefas

A empresa está realizando diversos processos seletivos ao mesmo tempo? Sem pânico! Com um bom software com funcionalidades recrutamento e seleção certas, você poderá gerir todas em um único lugar sem confusão.

A função de centralizar tarefas é fundamental para profissionais de RH que exercem diversas funções ao mesmo tempo. Além disso, a plataforma não só reúne os dados de maneira organizada, mas também mantém todas as informações seguras e salvas.

Dessa forma, você não precisará se preocupar em perder documentos, currículos, fichas ou avaliações importantes dentro de cada fase. Tudo poderá ser feito de forma clara e objetiva, com anexos integrados e boa comunicação entre todos da equipe.

Na página geral, por exemplo, você poderá ver os candidatos selecionados pela triagem automática, os desclassificados, os relatórios de cada etapa, tudo de acordo com o processo seletivo em questão. Os testes e entrevistas também podem ser feitos na mesma plataforma, sem necessidade de adaptar outros aplicativos e sites para completar a experiência.

3. Entrevista e testes online

Mesmo no recrutamento online, as entrevistas e os testes são de extrema importância para avaliar as capacitações de cada candidato e comprovar as habilidades e qualificações descritas no currículo. Ao invés de programar reuniões passíveis de atrasos por trânsito e outros imprevistos, demandando tempo para deslocamento e outras questões que tornam a etapa mais demorada, você poderá marcar tudo online para adiantar a seleção e o refinamento dos candidatos. 

Além disso, os testes programados e automatizados podem ser aplicados sem a necessidade da presença do recrutador. Essas avaliações podem ser personalizadas e aplicadas em uma das fases do processo seletivo, de acordo com a vaga e os conhecimentos necessários.

Com as respostas e resultados reunidos na plataforma, o recrutador poderá avaliar de maneira pessoal as respostas e o desempenho. Posteriormente, os selecionados poderão participar da entrevista online, peça chave para conhecer melhor o perfil comportamental de cada um.

Esses procedimentos não precisam dispensar os compromissos pessoais, mas podem complementar a facilitar a seleção de maneira muito mais rápida e eficiente. Em situações inesperadas, como o que acontece atualmente com a pandemia mundial de coronavírus, quem conta com um software de recrutamento completo já saiu na frente.

Essa modalidade também pode ser vantajosa na contratação de profissionais remotos, que trabalham a distância e/ou por home office. No entanto, para contar com esse benefício, é imprescindível avaliar se o software oferece essa funcionalidade no sistema.

4. Integração entre equipe e candidatos

Como citamos anteriormente, a integração entre a equipe de recrutamento e os candidatos selecionados faz toda a diferença. Por isso, essa funcionalidade deve estar presente em um bom sistema de recrutamento online.

A comunicação entre quem deseja contratar e quem deseja ser um colaborador da empresa nessa fase inicial pode mudar todo o rumo da contratação. Afinal, em vagas onde a concorrência é alta o diferencial se dá por skills que vão além do que é descrito no currículo ou na formação tecnológica.

Sendo assim, através dessa comunicação prévia já é possível avaliar questões como comunicação, integração com a equipe, interesse na oportunidade, autoridade no assunto, desenvoltura em cada etapa e muito mais. Além disso, ao liberar o mesmo acesso para todos os integrantes da equipe recrutadora, a decisão final se torna mais consensual e qualquer dúvida pode ser facilmente resolvida de acordo com o que a equipe procura no profissional.

5. Cadastro de currículos

O cadastro de currículos é uma das funcionalidades recrutamento e seleção básicas para bons resultados na automação do processo seletivo. Isso porque será com base nesses documentos que a inteligência artificial poderá fazer a combinação entre o profissional e a oportunidade.

Além disso, os perfis que forem descartados para um determinado processo seletivo podem ser armazenados para possíveis vagas, criando assim um banco de talentos rico e atualizado. Manter os currículos anexados a plataforma é uma excelente estratégia para diminuir o volume de papéis em seu departamento de RH, além de evitar perder documentos e tempo na organização dos mesmos.

Ao surgir a necessidade de contratar um novo colaborador, não será preciso revirar pilhas de currículos ou lançar uma nova candidatura descartando os interessados das últimas seleções. O banco de talentos estará sempre disponível e poderá ser integrado aos novos candidatos em futuros processos seletivos.

6. Página de carreira

Precisando de uma boa estratégia para fortalecer a empresa e atrair novos talentos? Então, contar com a funcionalidade da página de carreira é uma ótima saída.

Enquanto algumas vagas recebem uma chuva de interessados, outras com requisitos mais técnicos podem enfrentar dificuldades em encontrar um profissional que corresponda ao esperado. Por isso, é interessante investir na funcionalidade de visibilidade da evolução profissional dos colaboradores.

Dentro da página “trabalhe conosco” você pode adicionar cases e depoimentos de funcionários que passaram por esse processo de recrutamento e hoje possuem papel fundamental no sucesso da empresa. Além disso, adicionar informações sobre a empresa ajuda a reforçar a imagem de compromisso da corporação com seus colaboradores.

7. Integração automática aos melhores sites de empregos

Como citamos nos benefícios, divulgar a vaga em sites, redes sociais e plataformas de emprego pode ajudar – e muito – na captação de profissionais qualificados. Em tempos onde a presença online está cada vez mais forte, pessoas que buscam oportunidades estão sempre de olho nessas redes, o que facilita o processo de busca.

Por isso, para garantir que está escolhendo um bom software, uma das principais funcionalidades recrutamento e seleção que você deve conferir é a integração automática da plataforma com os sites mais famosos de empregos do país. Ao contar com a automatização dessa divulgação, você poupa o tempo de ter que formular a vaga com requisitos, objetivos e funções diversas vezes para sites diferentes.

A inteligência artificial cuidará da distribuição desses anúncios. Além, é claro, de gerenciar o recebimento de currículos e o processo de seleção apenas de perfis que sejam compatíveis com cada vaga.

8. Contratação ágil

Por fim, um software de recrutamento bom de verdade precisa cumprir a sua missão principal: tornar o processo seletivo mais rápido e eficiente. Sendo assim, sua escolha precisa estar pautada no que o sistema oferece do início ao fim, incluindo a agilidade no fechamento das vagas.

Com base nos usuários e nas funcionalidades disponíveis, o software desenvolvido pela abler viabiliza a gestão organizada dos processos e fechamento de vagas com média de 8 dias. Além de um retorno rápido para os interessados, a empresa desfruta de um preenchimento eficiente das vagas.

Com vagas preenchidas por profissionais realmente qualificados para a função, o trabalho do RH ganhará destaque ao mesmo tempo que se torna muito mais prático, ágil e assertivo!

Por que usar um software de recrutamento

Com a transformação digital e a economia de escala, todos os negócios cresceram e vem se digitalizando. Essa digitalização causa uma aceleração exponencial em todos os processos, de ponta a ponta.

Os departamentos de RH não podem ficar excluídos dessa transformação. Na medida que as máquinas de vendas, marketing e produto ganham escala, o recrutamento precisa atender as demandas dessa escala na seleção de bons talentos para o negócio.

Business Partners e executivos precisam assumir posições estratégicas e basear suas decisões de negócio em dados. Tais dados só podem ser compilados em escala através de tecnologia.

Aliado a essas mudanças e a criação RH 4.0, temos uma economia globalizada, onde talentos podem rapidamente ser encontrados em toda parte do mundo. Esse é o tipo de vantagem competitiva que um bom departamento de recursos humanos não pode abrir mão.

Portanto, é fundamental que os departamentos de RH usem o auxílio de software de recrutamento para estarem alinhados com a exponencialidade do mercado atual e coloquem suas companhias e seu departamento em par com a velocidade dos dias de hoje.

Como aplicar um software na área de Recrutamento e Seleção

Antes de mais nada, precisamos nos lembrar de que a base de onde os profissionais de RH vem, ainda não acompanhou a evolução do mercado de modo geral.

As universidades ainda possuem dificuldade em entender a dinâmica do mundo globalizado atual e sentem dificuldade em trazer as mais diversas inovações que os departamentos que lidam com pessoas estão fazendo.

Isso é um processo natural de maturação do mercado, e é até mesmo impossível estar a par de todas as mudanças que ocorrem constantemente em todo o mundo.

Assim, é preciso ter paciência ao inserir qualquer tipo de mudança no modus operandi dos departamentos de RH. 

Afinal, os profissionais ainda são formados na velha maneira de se fazer as coisas. Portanto, antes de trazer um novo software de recrutamento para dentro da empresa, é preciso que os processos estejam previamente alinhados para que se encaixem em modelos mais ágeis.

Através de processos de co-criação com o departamento, o gestor de R&S pode colaborar com sua equipe e guiá-los na criação de novos processos, deixando alguns outros para trás.

Com a chegada de um novo software para a área de recrutamento, algumas atividades não farão mais sentido, principalmente as operacionais.

Dessa forma, é prudente pensar com antecedência qual será a função do profissional que realizava tal tarefa que o software vai substituir e realocá-lo em funções mais estratégicas, como análise de dados, por exemplo.

Com o recrutamento em escala, será cada vez mais necessário "afinar" o processo e os inputs desse processo para que a seleção seja o mais assertiva possível.

Portanto, o desenvolvimento da clareza da Cultura Organizacional será de extrema importância.

A importância da Cultura Organizacional para um Software de R&S

A Cultura será o guia para o software apoiar o departamento de RH a selecionar os melhores candidatos. Assim, ter a Cultura alinhada é de fundamental importância para a implementação de um software de recrutamento.

Por fim, é evidente que a implementação de um software de recrutamento possui uma série de etapas anteriores a contratação do software em si.

Por isso, vamos deixar algumas dicas de como você e sua equipe podem fazer isso de maneira simples.

Dicas de melhores práticas

Separamos algumas dicas para que você possa implementar um software de recrutamento em sua empresa sem dores de cabeça.

Primeiro, você precisa alinhar com toda sua equipe responsável por seleção e processo de contratação para que possam mapear o estado atual das atividades.

Uma boa prática é utilizar o mapeamento de fluxo de valor ou a técnica de Swinlanes para identificar os gargalos no processo atual e ter clareza das operações hoje.

Lembre que, se sua equipe de RH tem apenas 1-2 pessoas, você não precisa criar nada complexo. Geralmente, vocês sabem como lidar com o dia a dia e possuem o próprio modo de operar. As coisas começam a ficar um pouco mais complicadas na medida que o time cresce.

Portanto, pode valer a pena documentar seus processos desde já. E, como dissemos, não precisa ser nada muito complicado. Na verdade, quanto mais simples melhor. Por isso, post-its, canetas coloridas e uma parede disponível devem resolver o problema.

Então, depois de mapear o estado atual dos seus processos, você pode identificar os gargalos. São nesses gargalos que o software de recrutamento deve ajudar principalmente.

Assim, depois de mapear o seu processo atual, pergunte-se:

  • O software que quero utilizar me ajuda a eliminar esse gargalo?

  • Ele vai me ajudar a trazer escala nessa etapa da operação?

Essas simples perguntas podem eliminar anos de estresse. Afinal, ao implementar um software equivocadamente, que não resolve seus problemas, pode gerar conflitos com gestores e departamentos parceiros, como financeiro e contábil, caso você precise substituir no futuro.

Como avaliar o custo-benefício do software

O RH é uma área ampla e pode ser confuso no momento de escolher um software de recrutamento. E essa confusão pode afetar no custo-benefício do produto.

Pode ser que sua empresa esteja bem servida de ferramentas em outros sub-departamentos dentro do RH e que não precise de um software tudo em um, por exemplo. 

Sim, você precisa de um software completo. Mas, precisa ser completo com as funcionalidades que você precisa.

O custo-benefício está diretamente relacionado com as funcionalidades do produto. Portanto, vale a pena se perguntar:

  • Esse software possui todas as funcionalidades que eu preciso para eliminar meus gargalos?

  • Estou pagando por funcionalidades que não vou utilizar nesse momento?

Com essas dicas que parecem óbvias, mas que poucas pessoas realmente param para se perguntar, você pode eliminar um fator econômico importante na hora da seleção do software de recrutamento.

Conclusão

A seleção de um bom software de recrutamento passa por diversas perguntas holísticas dentro do departamento de RH.

Não basta apenas ser um bom software ou o software do momento. Afinal, as particularidades da sua empresa podem ser completamente diferentes das necessidades de outra empresa.

Portanto, os cuidados passam por mapear os processos e alinhar a equipe de recrutamento para absorver o software de modo a extrair a maior eficiência do mesmo.

Gostou de entender melhor sobre como o recrutamento digital pode revolucionar o departamento de RH e conectar oportunidades aos talentos certos? Então, não deixe de conhecer as soluções que a abler pode oferecer para que sua empresa e sua carreira possam decolar nessa nova era tecnológica!